Comment construire une matrice RACI

Une matrice RACI répond à une seule question pour chaque élément de travail : qui le fait, et qui en répond quand ça tourne mal. C’est une grille. Chaque colonne est une personne ou un rôle, chaque ligne une tâche ou un livrable, et chaque cellule contient une lettre.

Le format est ancien et très voyagé : le Project Management Institute décrit le diagramme RACI comme un exemple de matrice d’affectation des responsabilités, la catégorie générale de grille qui place des personnes en face du travail. La plupart des équipes la rencontrent sous la forme d’un tableur que quelqu’un a fait une fois et que personne n’a réouvert. Cette version-là est inutile. Ce guide parle de l’autre.

Ce que veulent dire les quatre lettres

Les lettres sont faciles à réciter et faciles à confondre, parce que deux d’entre elles sonnent pareil.

• R : Responsible (réalise). Les personnes qui font le travail. Elles peuvent être plusieurs.
• A : Accountable (répond du résultat). La seule personne qui répond du résultat et a l’autorité de l’approuver. Exactement une.
• C : Consulted (consulté). Les personnes dont l’avis est demandé avant que le travail soit terminé. Dans les deux sens : on leur demande et elles répondent.
• I : Informed (informé). Les personnes à qui on dit après. Dans un seul sens.

La distinction qui porte toute la méthode se situe entre R et A. Responsible relève de l’effort. Accountable relève de l’autorité. Si la personne que vous avez marquée A ne peut pas réellement refuser le travail, vous avez marqué la mauvaise personne, et la matrice décrit la hiérarchie que vous aimeriez avoir plutôt que celle que vous avez.

Une même personne peut être les deux. Une cellule marquée A/R est normale et fréquente dans les petites équipes : la même personne porte le résultat et fait le travail. Ce qui n’est jamais acceptable, c’est deux personnes différentes marquées A sur une ligne.

Les deux règles

Tout le reste de ce guide est un conseil. Ces deux-là sont des règles, et une matrice qui en casse une ne mérite pas d’être diffusée.

1. Exactement un A par ligne. Accountable signifie un point de décision unique. Deux personnes accountable signifient que, lorsqu’elles ne sont pas d’accord, rien ne peut se régler sans escalade, précisément l’échec qu’une RACI existe pour empêcher. Zéro personne accountable signifie que la tâche n’a pas de porteur, et elle sera découverte tard par qui n’a pas de chance.
2. Au moins un R par ligne. Si personne n’est responsible, personne ne fait le travail. Ces lignes-là sont généralement des souhaits tapés dans un plan.

Le constructeur de matrice RACI vérifie les deux pendant que vous tapez et signale les lignes qui les cassent, parce que ce sont exactement les erreurs invisibles quand on relit sa propre grille.

En construire une, dans l’ordre

L’ordre compte. La plupart des mauvaises matrices le sont parce qu’elles ont été remplies de gauche à droite, ligne par ligne, ce qui revient discrètement à attribuer le travail à qui se trouve le plus près.

1. Listez les lignes avant les personnes

Écrivez d’abord les livrables et les décisions, sans aucun nom nulle part. Vous décrivez le travail, pas l’équipe. Si vous partez de l’équipe, vous produirez une matrice qui justifie la répartition actuelle au lieu de l’examiner.

Visez le niveau des livrables et des décisions, pas des activités. « Écrire et relire le code » est une ligne. « Ouvrir une pull request » n’en est pas une. Un test utile : si une ligne aurait exactement les mêmes lettres que la ligne au-dessus, les deux lignes n’en font qu’une.

Les matrices réelles tiennent le plus souvent entre six et vingt lignes. Au-delà d’une trentaine, personne ne les lit, et il vaut mieux découper par phase.

2. Mettez les colonnes en rôles, pas en noms

Utilisez Responsable ingénierie, pas Priya. Les rôles survivent aux départs, les noms non. Là où un rôle est tenu par une personne et que tout le monde le sait, ajoutez le nom entre parenthèses.

3. Affectez le A d’abord, sur toutes les lignes

Descendez la colonne A avant de toucher à quoi que ce soit d’autre. C’est la passe qui fait remonter les vrais désaccords : les lignes où deux personnes supposent chacune qu’elles décident, et les lignes où tout le monde se regarde. Réglez-les maintenant. C’est la raison pour laquelle vous faites la matrice.

4. Puis le R, puis C et I

Responsible vient ensuite, car c’est généralement évident une fois la responsabilité finale réglée. Puis consulté et informé, et soyez avare ici. Chaque C est une personne qui peut retenir le travail. Une ligne avec cinq C n’est pas rigoureuse ; c’est une ligne qui prendra trois semaines.

5. Lisez-la par colonne, pas par ligne

Faites maintenant pivoter la grille de quatre-vingt-dix degrés. Une colonne avec A sur presque chaque ligne est un goulot d’étranglement, et cette personne est la raison pour laquelle votre projet est lent. Une colonne qui ne contient que des I est quelqu’un qui n’a pas besoin d’être dans cette matrice. Une colonne sans aucune lettre est une question à poser à voix haute.

Un exemple détaillé

Six lignes d’une mise en production logicielle, avec cinq rôles :

Descendez la colonne A et la structure de l’équipe apparaît en quatre secondes : le product owner porte le périmètre et la communication, le responsable ingénierie porte la façon dont c’est construit, le release manager porte l’acte de livrer. Personne ne porte tout. Voilà à quoi ressemble une matrice qui fonctionne.

Cette grille exacte est le modèle Mise en production du constructeur, dans les sept langues.

Les quatre façons dont ça dérape

Tout le monde est consulté. L’échec le plus courant et le plus coûteux. C est un engagement à attendre quelqu’un. Si vous ne pouvez pas nommer ce que vous feriez différemment selon sa réponse, cette personne est I.

La personne accountable n’a pas l’autorité. Marquer un chef de projet A pour une décision que seule une direction peut réellement prendre ne transfère pas l’autorité ; cela rend simplement la ligne fictive. Marquez la personne qui peut dire non.

C’est trop fin. Une matrice de quarante lignes couvrant des activités individuelles est un document que personne ne tiendra à jour, ce qui veut dire qu’il sera faux dans un mois et trompeur dans deux.

C’est écrit une seule fois. Une matrice faite au lancement et jamais revue devient fausse en silence : les gens changent de rôle, la grille non. Attachez-la au document qu’elle décrit et revoyez-la quand vous revoyez ce document. Si rien ne déclenche une revue, rien ne déclenchera une revue.

Quand utiliser autre chose

Une RACI décrit du travail continu : qui fait quoi, sur de nombreuses tâches, dans le temps. Elle convient mal à une décision unique prise une fois. Pour cela il existe des alternatives conçues exprès : DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed), qu’Atlassian publie comme play de son Team Playbook, et RAPID®, développée par Bain and Company et exposée dans l’article de la Harvard Business Review de 2006 « Who Has the D? » de Paul Rogers et Marcia Blenko, qui sépare la personne qui décide de celles qui exécutent et rend les droits de veto explicites.

Les deux sont disponibles comme modes du constructeur, et les différences méritent d’être comprises avant de choisir : RACI, DACI ou RAPID : ce dont votre équipe a vraiment besoin.

L’exporter là où les gens la liront

Une matrice ne fonctionne que si elle vit là où vit le travail. Le constructeur exporte vers Excel et Google Sheets, Word, PowerPoint sous forme de tableau modifiable plutôt que d’image, PDF, CSV, Markdown pour Notion, et HTML dans le presse-papiers, qui se collera dans OneNote ou Google Docs avec le tableau intact.

Le conseil pratique : mettez-la dans le document qu’elle gouverne (le plan projet, le runbook, la charte) et non dans un fichier à part. Une matrice dans son propre fichier est une matrice que personne n’ouvre.