RACI, DACI ou RAPID: qual o seu time realmente precisa

Existe um tipo específico de reunião que revela que um time tem um problema de direitos de decisão. Uma escolha foi feita seis semanas atrás. Alguém que não estava na sala levantou uma objeção desde então, e agora a escolha está sendo feita de novo, com um grupo diferente, do zero. Ninguém está agindo de forma irracional. Simplesmente nunca houve um acordo sobre quem podia decidir.

Três frameworks existem para evitar essa reunião: RACI, DACI e RAPID. Eles parecem intercambiáveis (quatro ou cinco letras, pessoas mapeadas em papéis) e os times escolhem entre eles mais ou menos ao acaso, normalmente pelo que a empresa anterior usava. Eles não são intercambiáveis. Cada um foi construído contra uma falha diferente, e usar o errado produz um documento que, no melhor dos casos, é trabalho inútil.

As três falhas

Ajuda nomear a falha contra a qual cada framework foi desenhado, porque é isso que de fato os distingue.

RACI é para trabalho continuado e distribuído. Seu modo de falha é a propriedade difusa ao longo de muitas tarefas, o projeto em que vinte coisas estão em andamento e várias se revelam, tarde, não pertencendo a ninguém.

DACI é para uma única decisão. Seu modo de falha é a decisão que nunca fecha, a escolha que continua aberta porque ninguém combinou antes quem a chamaria.

RAPID é para uma decisão significativa e transversal numa organização grande. Seu modo de falha é a decisão que foi tomada e depois desfeita, aquela em que alguém com poder real de veto foi tratado como conselheiro, descobriu o resultado depois e reabriu o assunto.

Se você consegue nomear qual dessas três está acontecendo no seu time, já escolheu seu framework.

RACI: um mapa do trabalho continuado

RACI atribui quatro papéis a cada tarefa: Responsible (faz o trabalho), Accountable (responde por ele, exatamente uma pessoa), Consulted (é perguntado antes de terminar) e Informed (é avisado depois). O Project Management Institute trata o diagrama RACI como um exemplo de matriz de atribuição de responsabilidades, a família geral de grade que mapeia pessoas em pacotes de trabalho.

A forma diz para que serve: uma grade, muitas linhas, muitas colunas. Descreve um corpo de trabalho ao longo do tempo, não um momento. Uma release de software, uma migração, uma fase de obra, uma auditoria.

Onde funciona. Sempre que a pergunta for "em tudo isso, quem faz o quê?". A forma de matriz torna visíveis duas coisas que o texto corrido não consegue: a linha sem dono accountable, e a coluna com dono accountable em todas as linhas, o gargalo de que todos reclamam e que ninguém consegue apontar.

Onde falha. RACI não tem nenhum conceito de quando. Diz que o líder de QA é responsible pelos testes; não diz nada sobre se os testes acontecem antes ou depois da aprovação. Também degrada mal com detalhe: com quarenta linhas de atividades individuais vira um documento que ninguém mantém, e uma matriz não mantida é pior do que nenhuma, porque as pessoas confiam nela.

E é genuinamente ruim para decisões únicas. Você pode forçar uma (uma linha, letras ao longo dela) mas o vocabulário está errado. "Consultado" não distingue entre alguém cuja opinião é bem-vinda e alguém que pode bloquear você.

DACI: uma decisão, fechada

DACI substitui as letras por quatro papéis voltados a uma escolha: Driver (coordena o processo de decisão e o mantém andando), Approver (decide, uma pessoa), Contributors (fornecem experiência e análise) e Informed (são avisados do resultado). A Atlassian publica isso como uma play do seu Team Playbook e usa internamente.

O movimento importante é separar Driver de Approver. Em RACI, normalmente se presume que a pessoa accountable é a que conduz o processo. DACI diz que são trabalhos diferentes, e numa decisão real geralmente são: um product manager conduz o processo, uma diretoria decide.

Onde funciona. Qualquer decisão com prazo e mais de três pessoas com opinião. Escolher um fornecedor. Decidir entre duas arquiteturas. Acordar uma data de lançamento. O artefato é um documento de uma página, não uma grade, e termina com uma decisão escrita e uma data.

Onde falha. DACI não tem vocabulário para veto. Todo mundo que não é o Approver é Contributor, seja um engenheiro prestativo, seja a chefe do Jurídico que pode parar a coisa inteira. Numa organização pequena essa distinção pode ficar informal. Numa grande é exatamente o que explode depois.

Também é inadequado para trabalho continuado. Um DACI por decisão está ótimo; quarenta DACIs descrevendo um projeto não são um plano.

RAPID: direitos de decisão numa organização grande

RAPID®, desenvolvido pela Bain and Company e popularizado no artigo de 2006 da Harvard Business Review "Who Has the D?", de Paul Rogers e Marcia Blenko, atribui cinco papéis: Recommend (faz a análise e propõe), Agree (precisa concordar, um veto de verdade), Perform (executa a decisão), Input (é consultado, sem veto) e Decide (a única pessoa que compromete a organização).

Duas coisas o tornam diferente, e as duas vêm das organizações para as quais ele foi construído.

Primeiro, Agree é separado de Input. Esse é o ponto inteiro. A maioria dos frameworks tem uma única caixa para "as pessoas que perguntamos". RAPID a divide entre pessoas cuja concordância é obrigatória e pessoas cuja opinião é desejada, e obriga você a dizer qual é qual antecipadamente. É esse o controle que impede que decisões sejam desfeitas.

Segundo, Perform é um papel nomeado dentro da própria decisão. As pessoas que vão ter de conviver com a escolha são identificadas enquanto ela está sendo feita, o que tende a melhorar a escolha.

Onde funciona. Decisões significativas e transversais em organizações grandes o bastante para ter poder real de veto funcional, preços, entrar num mercado, comprometer-se com uma plataforma. É o mais preciso dos três.

Onde falha. É pesado. Rodar um RAPID numa decisão que uma pessoa poderia ter tomado em dez minutos é um imposto, e times que o adotam para tudo rapidamente param de usá-lo para qualquer coisa. Numa empresa de doze pessoas o papel Agree normalmente se colapsa no papel Decide, e então você está mantendo um framework de cinco letras para expressar uma situação de duas.

Lado a lado

Escolhendo, em três perguntas

1. Isto é um corpo de trabalho ou uma escolha? Um corpo de trabalho significa RACI. Uma escolha significa DACI ou RAPID. Essa única pergunta resolve a maioria dos casos, e os times erram com surpreendente frequência, normalmente construindo uma RACI para algo que era uma decisão vestida de projeto.

2. Alguém fora da sala pode parar isso? Se sim, e você não pode simplesmente pedir que essa pessoa decida, você precisa de RAPID, porque precisa do papel Agree. Se não, DACI é mais leve e vai de fato ser usado.

3. Alguém vai ler isso em três meses? Se não, não construa nenhum deles. Escreva quem decide, em uma frase, no documento onde o trabalho mora. Os frameworks são para quando a resposta precisa sobreviver ao contato com pessoas que não estavam lá.

O que nenhum deles resolve

Vale ser direto aqui, porque esses frameworks são vendidos como cura para problemas que eles nem tocam.

Eles não criam autoridade. Escrever o nome de alguém em Accountable, Approver ou Decide não dá a essa pessoa o poder de decidir. Se ela não pode dizer não e fazer isso valer, o documento descreve uma organização que não existe. A resposta correta é colocar na caixa o nome de quem pode dizer não, mesmo quando isso for politicamente desconfortável, esse desconforto é a informação.

Eles não substituem uma decisão. Uma matriz concluída não é uma decisão; é um acordo sobre quem toma uma. Às vezes os times terminam o framework, sentem que avançaram e nunca fazem a escolha.

E eles não sobrevivem ao abandono. Os três são fotografias. Anexe-os ao documento que governam e revise-os quando revisar esse documento. A falha nunca é dramática, ninguém anuncia que a matriz agora está errada. Ela simplesmente para de corresponder à realidade, em silêncio, e então alguém se apoia nela.

Usando

As quatro variantes (RACI, RASCI, DACI e RAPID) são modos do mesmo documento no construtor de matriz RACI. Trocar de modo mantém suas linhas e renomeia as letras, então não custa nada testar uma decisão como DACI e depois como RAPID para ver qual vocabulário se encaixa no que está realmente acontecendo.

Se você está construindo a sua primeira, o método está em como construir uma matriz RACI, incluindo o truque de ordem que traz as discussões para o começo em vez do fim.