RACI, DACI o RAPID: cuál necesita de verdad tu equipo

Hay un tipo concreto de reunión que delata que un equipo tiene un problema de derechos de decisión. Se tomó una decisión hace seis semanas. Alguien que no estaba en la sala ha puesto una objeción desde entonces, y ahora la decisión se está tomando otra vez, con un grupo distinto, desde cero. Nadie se está comportando de forma irrazonable. Simplemente nunca hubo un acuerdo sobre quién podía decidir.

Existen tres marcos para evitar esa reunión: RACI, DACI y RAPID. Parecen intercambiables (cuatro o cinco letras, personas asignadas a roles) y los equipos eligen entre ellos más o menos al azar, normalmente por el que usaba una empresa anterior. No son intercambiables. Cada uno se construyó contra un fallo distinto, y usar el equivocado produce un documento que, en el mejor de los casos, es trabajo inútil.

Los tres fallos

Ayuda nombrar el fallo contra el que se diseñó cada marco, porque es lo que de verdad los distingue.

RACI es para trabajo continuado y repartido. Su modo de fallo es la propiedad difusa a lo largo de muchas tareas: el proyecto en el que hay veinte cosas en marcha y varias resultan, tarde, no haber sido de nadie.

DACI es para una sola decisión. Su modo de fallo es la decisión que nunca se cierra: la elección que sigue abierta porque nadie acordó por adelantado quién la iba a resolver.

RAPID es para una decisión importante y transversal en una organización grande. Su modo de fallo es la decisión que se tomó y luego se deshizo: aquella en la que alguien con poder de veto real fue tratado como asesor, se enteró del resultado después y la reabrió.

Si puedes nombrar cuál de esos tres está pasando en tu equipo, ya has elegido tu marco.

RACI: un mapa del trabajo continuado

RACI asigna cuatro roles a cada tarea: Responsible (hace el trabajo), Accountable (responde por él, exactamente una persona), Consulted (se le pregunta antes de terminar) e Informed (se le cuenta después). El Project Management Institute trata el diagrama RACI como un ejemplo de matriz de asignación de responsabilidades, la familia general de cuadrículas que asigna personas a paquetes de trabajo.

Su forma dice para qué sirve: una cuadrícula, muchas filas, muchas columnas. Describe un cuerpo de trabajo a lo largo del tiempo, no un momento. Una release de software, una migración, una fase de obra, una auditoría.

Donde funciona. Siempre que la pregunta sea «en todo esto, ¿quién hace qué?». La forma de matriz hace visibles dos cosas que la prosa no puede: la fila sin dueño accountable, y la columna con dueño accountable en todas las filas, el cuello de botella del que todo el mundo se queja y que nadie puede señalar.

Donde falla. RACI no tiene ningún concepto de cuándo. Dice que el responsable de QA es responsible de probar; no dice nada sobre si las pruebas ocurren antes o después de la aprobación. También degrada mal con el detalle: con cuarenta filas de actividades individuales se convierte en un documento que nadie mantiene, y una matriz sin mantener es peor que ninguna, porque la gente se fía de ella.

Y es genuinamente mala para decisiones únicas. Puedes forzar una (una fila, letras a lo ancho) pero el vocabulario está equivocado. «Consultado» no distingue entre alguien cuya opinión es bienvenida y alguien que puede bloquearte.

DACI: una sola decisión, cerrada

DACI sustituye las letras por cuatro roles apuntados a una elección: Driver (coordina el proceso de decisión y lo mantiene en marcha), Approver (decide, una sola persona), Contributors (aportan experiencia y análisis) e Informed (se les cuenta el resultado). Atlassian lo publica como una jugada de su Team Playbook y lo usa internamente.

El movimiento importante es separar Driver de Approver. En RACI se suele dar por hecho que la persona accountable es la que empuja el proceso. DACI dice que son trabajos distintos, y en una decisión real normalmente lo son: una product manager lleva el proceso, una dirección decide.

Donde funciona. Cualquier decisión con fecha límite y más de tres personas con opinión. Elegir un proveedor. Escoger entre dos arquitecturas. Acordar una fecha de lanzamiento. El artefacto es un documento de una página, no una cuadrícula, y termina con una decisión escrita y una fecha.

Donde falla. DACI no tiene vocabulario para el veto. Todo el que no es el Approver es Contributor, lo mismo si es un ingeniero servicial que si es la responsable de Legal que puede parar todo. En una organización pequeña esa distinción puede quedarse informal. En una grande es exactamente lo que estalla después.

También es inadecuado para trabajo continuado. Un DACI por decisión está bien; cuarenta DACIs describiendo un proyecto no son un plan.

RAPID: derechos de decisión en una organización grande

RAPID®, desarrollado por Bain and Company y popularizado en el artículo de 2006 de Harvard Business Review «Who Has the D?» de Paul Rogers y Marcia Blenko, asigna cinco roles: Recommend (hace el análisis y propone), Agree (debe dar su visto bueno: un veto real), Perform (ejecuta la decisión), Input (se le consulta, sin veto) y Decide (la única persona que compromete a la organización).

Dos cosas lo hacen distinto, y las dos vienen de las organizaciones para las que se construyó.

Primero, Agree está separado de Input. Este es todo el punto. Casi todos los marcos tienen un único cajón para «la gente a la que preguntamos». RAPID lo divide en personas cuyo acuerdo es obligatorio y personas cuya opinión se quiere, y te obliga a decir cuál es cuál por adelantado. Ese es el control que impide que las decisiones se deshagan.

Segundo, Perform es un rol nombrado dentro de la propia decisión. Las personas que van a tener que convivir con la elección se identifican mientras se está tomando, lo que tiende a mejorar la elección.

Donde funciona. Decisiones importantes y transversales en organizaciones lo bastante grandes para tener poder de veto funcional real: precios, entrar en un mercado, comprometerse con una plataforma. Es el más preciso de los tres.

Donde falla. Es pesado. Hacer un RAPID de una decisión que una sola persona podría haber tomado en diez minutos es un impuesto, y los equipos que lo adoptan para todo dejan de usarlo para nada muy rápido. En una empresa de doce personas el rol Agree se colapsa normalmente dentro del rol Decide, y entonces estás manteniendo un marco de cinco letras para expresar una situación de dos.

Lado a lado

Elegir, en tres preguntas

1. ¿Esto es un cuerpo de trabajo o una sola elección? Un cuerpo de trabajo significa RACI. Una sola elección significa DACI o RAPID. Esta única pregunta resuelve la mayoría de los casos, y los equipos se equivocan sorprendentemente a menudo, normalmente construyendo una RACI para algo que era una decisión disfrazada de proyecto.

2. ¿Puede alguien de fuera de la sala parar esto? Si la respuesta es sí y no puedes simplemente pedirle que decida, necesitas RAPID, porque necesitas el rol Agree. Si es no, DACI es más ligero y se va a usar de verdad.

3. ¿Alguien lo va a leer en tres meses? Si no, no construyas ninguno de los tres. Escribe quién decide, en una frase, en el documento donde vive el trabajo. Los marcos son para cuando la respuesta tiene que sobrevivir al contacto con gente que no estaba allí.

Lo que ninguno arregla

Vale la pena ser directo con esto, porque estos marcos se venden como cura de problemas que no tocan.

No crean autoridad. Escribir el nombre de alguien bajo Accountable, Approver o Decide no le da el poder de decidir. Si no puede decir no y que se sostenga, el documento describe una organización que no existe. La respuesta correcta es poner en la casilla el nombre de quien sí puede decir no, incluso cuando eso sea políticamente incómodo: esa incomodidad es la información.

No sustituyen a una decisión. Una matriz terminada no es una decisión; es un acuerdo sobre quién toma una. A veces los equipos acaban el marco, sienten que han avanzado y nunca hacen la llamada.

Y no sobreviven al abandono. Los tres son fotografías. Adjúntalos al documento que gobiernan y revísalos cuando revises ese documento. El fallo nunca es dramático: nadie anuncia que la matriz ya está mal. Simplemente deja de coincidir con la realidad, en silencio, y luego alguien se apoya en ella.

Usarlos

Las cuatro variantes (RACI, RASCI, DACI y RAPID) son modos del mismo documento en el constructor de matrices RACI. Cambiar de modo conserva tus filas y reetiqueta las letras, así que no cuesta nada probar una decisión como DACI y luego como RAPID para ver qué vocabulario encaja con lo que está pasando de verdad.

Si estás construyendo tu primera, el método está en cómo construir una matriz RACI, incluido el truco de ordenación que saca las discusiones al principio en lugar de al final.