Cómo construir una matriz RACI

Una matriz RACI responde a una sola pregunta para cada pieza de trabajo: quién la está haciendo y quién responde por ella cuando sale mal. Es una cuadrícula. Cada columna es una persona o un rol, cada fila es una tarea o un entregable, y cada celda contiene una letra.

El formato es antiguo y muy viajado: el Project Management Institute describe el diagrama RACI como un ejemplo de matriz de asignación de responsabilidades, la categoría general de cuadrícula que asigna personas al trabajo. La mayoría de los equipos la conoce como una hoja de cálculo que alguien hizo una vez y nadie volvió a abrir. Esa versión es inútil. Esta guía trata de la que no lo es.

Qué significan las cuatro letras

Las letras son fáciles de recitar y fáciles de confundir, porque dos de ellas suenan igual.

• R: Responsible (responsable de ejecutar). Las personas que hacen el trabajo. Pueden ser varias.
• A: Accountable (responsable final). La única persona que responde por el resultado y tiene autoridad para aprobarlo. Es exactamente una.
• C: Consulted (consultado). Personas a las que se pide opinión antes de terminar el trabajo. Es de ida y vuelta: se les pregunta y contestan.
• I: Informed (informado). Personas a las que se les cuenta después. Una sola dirección.

La distinción que sostiene todo el método es la que hay entre R y A. Responsible es esfuerzo. Accountable es autoridad. Si la persona que marcaste como A no puede rechazar el trabajo de verdad, marcaste a la persona equivocada, y la matriz está describiendo la jerarquía que te gustaría tener en lugar de la que tienes.

Una misma persona puede ser las dos cosas. Una celda marcada A/R es normal y frecuente en equipos pequeños: la misma persona es dueña del resultado y hace el trabajo. Lo que nunca es aceptable son dos personas distintas marcadas A en una misma fila.

Las dos reglas

Todo lo demás en esta guía es un consejo. Estas dos son reglas, y una matriz que rompe cualquiera de las dos no merece distribuirse.

1. Exactamente una A por fila. Accountable significa un único punto de decisión. Dos personas accountable significa que, cuando no estén de acuerdo, nada podrá resolverse sin escalar, que es precisamente el fallo que una RACI existe para evitar. Cero personas accountable significa que la tarea no tiene dueño, y la descubrirá tarde quien tenga mala suerte.
2. Al menos una R por fila. Si nadie es responsable, nadie está haciendo el trabajo. Las filas así suelen ser deseos que acabaron escritos en un plan.

El constructor de matrices RACI comprueba las dos mientras escribes y marca las filas que las rompen, porque son exactamente los errores invisibles cuando lees tu propia cuadrícula.

Construir una, en orden

El orden importa. Casi todas las matrices malas son malas porque se rellenaron de izquierda a derecha, fila por fila, lo que silenciosamente se convierte en asignar el trabajo a quien esté más cerca.

1. Escribe las filas antes que las personas

Escribe primero los entregables y las decisiones, sin el nombre de nadie en ningún sitio. Estás describiendo el trabajo, no el equipo. Si empiezas por el equipo, producirás una matriz que justifica el reparto actual en lugar de examinarlo.

Apunta al nivel de entregables y decisiones, no de actividades. «Escribir y revisar el código» es una fila. «Abrir un pull request» no lo es. Una prueba útil: si una fila tendría exactamente las mismas letras que la fila anterior, las dos filas son una sola.

Las matrices reales suelen quedar entre seis y veinte filas. Pasadas las treinta nadie las lee, y es mejor dividirlas por fase.

2. Añade las columnas como roles, no como nombres

Usa Responsable de ingeniería, no Priya. Los roles sobreviven a la salida de las personas; los nombres, no. Donde un rol lo ocupa una sola persona y todo el mundo lo sabe, añade el nombre entre paréntesis.

3. Asigna la A primero, en todas las filas

Recorre la columna A de arriba abajo antes de tocar cualquier otra cosa. Esta es la pasada que saca a la luz las discusiones reales: las filas donde dos personas dan por hecho que deciden, y las filas donde todos se miran entre sí. Resuélvelas ahora. Son el motivo por el que estás haciendo la matriz.

4. Después la R, y luego C e I

Responsible va después, porque suele ser evidente una vez resuelta la responsabilidad final. Luego consultados e informados, y aquí sé tacaño. Cada C es una persona que puede frenar el trabajo. Una fila con cinco C no es rigurosa: es una fila que tardará tres semanas.

5. Léela por columnas, no por filas

Ahora gira la cuadrícula noventa grados. Una columna con A en casi todas las filas es un cuello de botella, y esa persona es la razón por la que tu proyecto va lento. Una columna con nada más que I es alguien que no necesita estar en esta matriz. Una columna sin ninguna letra es una pregunta que merece hacerse en voz alta.

Un ejemplo trabajado

Seis filas de una release de software, con cinco roles:

Lee la columna A de arriba abajo y la estructura del equipo se ve en unos cuatro segundos: el product owner es dueño del alcance y de la comunicación, el responsable de ingeniería es dueño de cómo se construye, el release manager es dueño del acto de publicar. Nadie es dueño de todo. Así se ve una matriz que funciona.

Esta misma cuadrícula es la plantilla Release de software del constructor, en los siete idiomas.

Las cuatro formas en que sale mal

Todo el mundo está consultado. El fallo más común y el más caro. C es un compromiso de esperar a alguien. Si no puedes nombrar qué harías distinto en función de su respuesta, esa persona es I.

La persona accountable no tiene autoridad. Marcar a un jefe de proyecto como A de una decisión que en realidad solo puede tomar una dirección no transfiere la autoridad; solo convierte la fila en una ficción. Marca a quien puede decir no.

Es demasiado granular. Una matriz de cuarenta filas que cubre actividades individuales es un documento que nadie mantendrá al día, lo que significa que estará equivocado en un mes y será engañoso en dos.

Se escribe una sola vez. Una matriz hecha en el kickoff y nunca revisada se vuelve falsa en silencio: la gente cambia de rol y la cuadrícula no. Adjúntala al documento que describe y revísala cuando revises ese documento. Si nada dispara una revisión, nada disparará una revisión.

Cuándo usar otra cosa

Una RACI describe trabajo continuado: quién hace qué, en muchas tareas, a lo largo del tiempo. Encaja mal con una decisión única tomada una vez. Para eso hay alternativas hechas a propósito: DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed), que Atlassian publica como una jugada de su Team Playbook, y RAPID®, desarrollada por Bain and Company y expuesta en el artículo de Harvard Business Review de 2006 «Who Has the D?» de Paul Rogers y Marcia Blenko, que separa a quien decide de quienes ejecutan y hace explícito el derecho de veto.

Las dos están disponibles como modos del constructor, y vale la pena entender las diferencias antes de elegir: RACI, DACI o RAPID: cuál necesita de verdad tu equipo.

Exportarla donde la gente la vaya a leer

Una matriz solo funciona si vive donde vive el trabajo. El constructor exporta a Excel y Google Sheets, a Word, a PowerPoint como tabla editable en lugar de imagen, a PDF, a CSV, a Markdown para Notion y a HTML en el portapapeles, que se pega en OneNote o en Google Docs con la tabla intacta.

El consejo práctico: ponla en el documento que gobierna (el plan de proyecto, el runbook, el acta de constitución) y no en un archivo aparte. Una matriz en su propio archivo es una matriz que nadie abre.