आइज़नहावर मैट्रिक्स

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

इस दस्तावेज़ के बारे में लोग असल में जो पूछते हैं।

आइज़नहावर मैट्रिक्स क्या है?

हर कार्य से पूछे गए दो सवाल (क्या यह अत्यावश्यक है, क्या यह महत्वपूर्ण है) जिनसे चार खाने बनते हैं: अभी कीजिए, समय तय कीजिए, सौंप दीजिए, छोड़ दीजिए। असली मूल्य छाँटने में नहीं है। वह इसमें है कि पूरा हुआ बोर्ड आपको दिखाता है कि आपका सप्ताह असल में कहाँ जा रहा है।

अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण में फ़र्क क्या है?

अत्यावश्यक का मतलब है कि वह अभी शोर कर रहा है: कोई समय-सीमा, बजता फ़ोन, कोई इंतज़ार करता व्यक्ति। महत्वपूर्ण का मतलब है कि वह उस चीज़ को आगे बढ़ाता है जिसकी आपको सचमुच परवाह है। उस क्षण दोनों एक जैसे लगते हैं, और पूरी दिक्क़त यही है: अत्यावश्यकता कार्य का गुण है, महत्व आपके लक्ष्यों का: और इनमें से सिर्फ़ एक खुद अपनी घोषणा करता है।

अगर सचमुच सब कुछ अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण हो तो?

तो या तो आप असली संकट में हैं, जो गुज़र जाएगा, या ऊपर-बाएँ वाला खाना नाटकीय नाम वाली कार्यसूची बन चुका है, और आम तौर पर यही होता है। एक-एक करके परखिए: अगर यह एक हफ़्ता टल जाए तो असल में क्या टूटेगा? ज़्यादातर कार्य इस सवाल से बच जाते हैं, और जो नहीं बचते वही आपकी असली पहली चौथाई हैं।

“महत्वपूर्ण पर अत्यावश्यक नहीं” वाला खाना सबसे अहम क्यों है?

क्योंकि यही अकेली चौथाई है जो बाकी तीनों को छोटा करती है। योजना बनाना, रखरखाव, प्रशिक्षण, चीज़ें लिखकर रखना; इनमें से कुछ भी आज चिल्लाता नहीं, और यही सब अगले महीने को संकट बनने से रोकता है। जिस बोर्ड की दूसरी चौथाई खाली है, वह भविष्यवाणी कर रहा है कि ऊपर-बाएँ वाला खाना भरा ही रहेगा।

मेरे पास सौंपने को कोई नहीं है। क्या वह चौथाई बेकार है?

नहीं, उसका अर्थ बदल जाता है। जो अत्यावश्यक है पर आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं, उसका जवाब फिर भी चाहिए, और व्यक्ति न हो तो जवाब ये हैं: इसे स्वचालित कर दीजिए, जान-बूझकर मोटे तौर पर कर दीजिए, हफ़्ते में एक उबाऊ घंटे में सब इकट्ठा कर लीजिए, या जिसने इसकी उम्मीद की थी उससे दोबारा बात कीजिए। चौथाई मिटा देना ही वह रास्ता है जिससे यह चुपचाप पहली चौथाई में लौट आता है।

इसे कितनी बार दोबारा बनाना चाहिए?

साप्ताहिक लय काम करती है, क्योंकि अत्यावश्यकता की उम्र लगभग एक हफ़्ता होती है: आज की आधी पहली चौथाई अगले सोमवार की चौथी चौथाई होगी। रोज़ करना इतना बार-बार है कि पैटर्न नहीं दिखता, और महीने में एक बार इतनी देर कि उस पर कुछ किया न जा सके। इसे किसी ऐसी चीज़ से जोड़िए जो पहले से होती है, वरना यह होगी ही नहीं।

यह कार्यसूची से किस तरह अलग है?

कार्यसूची बताती है कि “क्या बचा है”। यह बताता है कि “सूची में होना ही किसे नहीं चाहिए”। जिन दो चौथाइयों को कोई सूची कह ही नहीं सकती, वे हैं सौंपना और छोड़ना, और सप्ताह को हल्का यही दोनों करते हैं। अगर आपके बोर्ड में इन दोनों में कुछ नहीं है, तो आपने कार्यसूची को चार टुकड़ों में बना दिया है।

क्या यह आइज़नहावर ने बनाई थी?

यह ग्रिड नहीं। 1954 के एक भाषण में उन्होंने एक अनाम विश्वविद्यालय प्रमुख को उद्धृत किया था कि समस्याएँ दो तरह की होती हैं, अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण, और जोड़ा कि अत्यावश्यक शायद ही कभी महत्वपूर्ण होती हैं। उसी विचार से बना 2×2 बहुत बाद में लोकप्रिय हुआ, मुख्य रूप से 1989 में स्टीफ़न कोवी की "द 7 हैबिट्स ऑफ़ हाइली इफ़ेक्टिव पीपल" से।

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