Acta de constitución
Un formulario guiado que cubre alcance, objetivos, interesados, riesgos y criterios de éxito, y que genera un acta con formato en Word o PDF.
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Empieza con un ejemplo real
Elige uno y adáptalo. Todo se queda en este dispositivo: no se sube nada.
Por qué y qué
Propósito
necesarioPor qué se hace esto, en unas frases que entienda alguien de fuera del equipo.
El problema
Qué está mal hoy. Escrito como lo que ocurre, no como la ausencia de tu solución.
Objetivos
necesarioQué logrará este proyecto. Tres suele ser lo correcto; pasados cinco, el proyecto no ha elegido.
Qué significa terminado
necesarioCómo sabrá cualquiera que ha funcionado. Números donde los tengas, y una fecha.
Límites
Dentro del alcance
necesarioQué hará este proyecto.
Fuera del alcance
necesarioQué no hará, incluido lo que alguien pedirá en el tercer mes.
Supuestos
Qué tiene que seguir siendo cierto. Cada uno es un riesgo si resulta que no.
Restricciones
Lo que no puedes cambiar: una fecha, un presupuesto, un sistema, una norma.
El plan
Entregables
necesarioLo que existirá al final y se puede entregar.
Hitos
necesarioLas pocas fechas que importan, no el plan entero.
| Hito | Fecha |
|---|
Presupuesto
Qué se ha aprobado y quién lo aprobó.
Personas
Patrocinador
necesarioLa única persona que puede cambiar el alcance o pararlo.
Jefe de proyecto
necesarioLa única persona que lo lleva en el día a día.
Partes interesadas
A quién afecta y qué le importa.
| Nombre | Papel | Qué le importa |
|---|
Riesgos
Riesgos
Qué podría frenar esto y qué harás con cada cosa.
| Riesgo | Respuesta |
|---|
0% escrito, sobre 15 secciones.
Qué falta
- Todavía no hay nada escrito. Empieza por arriba; el orden es el que necesita quien lo lea.
Preguntas frecuentes
Lo que la gente pregunta de verdad sobre este documento.
- ¿Qué es un acta de constitución de proyecto?
- Un documento que dice por qué existe un proyecto, qué hará y qué no, quién puede decidir y qué significa estar terminado. Se escribe antes de empezar y es lo que señalas cuando alguien pide algo que el proyecto nunca acordó hacer.
- ¿En qué se diferencia de un plan de proyecto?
- El acta dice qué y por qué; el plan dice cómo y cuándo, en detalle. Un acta ocupa una o dos páginas y cambia poco. Un plan es un calendario y cambia cada semana. Casi todas las actas malas lo son del mismo modo, por ser un plan con portada: enumeran cuarenta tareas y nunca dicen para qué está el proyecto.
- ¿Cuánto debe ocupar?
- Una o dos páginas. Si es más larga nadie la lee, y un acta que nadie ha leído no puede zanjar una discusión, que es su única función real. Por eso aquí las secciones son campos cortos y no una página en blanco.
- ¿Por qué importa tanto lo que queda fuera?
- Porque es la única parte que se pone a prueba. Nadie discute el propósito; se discute en el tercer mes si la segunda sede estaba incluida. Un alcance sin nada fuera es un deseo y no un límite, y las entradas útiles son las cosas concretas que alguien pedirá de forma plausible.
- ¿Quién debe firmarla?
- El patrocinador, y debe ser una persona con nombre, no un comité. La prueba es si podría parar el proyecto por su propia autoridad. Si la respuesta es no, tienes el nombre equivocado en la casilla, y lo descubrirás en el peor momento posible.
- ¿Cuándo hay que revisarla?
- Cuando algo de lo que dice deja de ser cierto: cambia el patrocinador, se mueve una restricción, falla un supuesto. No por calendario. Un acta que se actualiza cada mes se ha convertido en un informe de estado, y el informe de estado debería ser otro documento.
Herramientas relacionadas
Matriz y registro de riesgos
.riskmPuntúa riesgos por probabilidad e impacto y mantén el registro que se deriva.
DisponibleDiagrama de Gantt
.ganttOrganiza tareas, duraciones y dependencias en una línea de tiempo.
DisponibleDiagrama de flujo
.flowxDocumenta un proceso con las formas estándar, bien conectadas.
Disponible