प्रोजेक्ट चार्टर
दायरा, उद्देश्य, हितधारक, जोखिम और सफलता की कसौटी को कवर करने वाला निर्देशित फ़ॉर्म, जो Word या PDF में सुव्यवस्थित चार्टर देता है।
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किसी असली उदाहरण से शुरू कीजिए
एक चुनिए और अपने हिसाब से बदल लीजिए। सब कुछ इसी डिवाइस पर रहता है। कुछ भी अपलोड नहीं होता।
क्यों और क्या
उद्देश्य
ज़रूरीयह क्यों किया जा रहा है, कुछ ऐसे वाक्यों में जो टीम के बाहर का व्यक्ति भी समझ ले।
समस्या
आज क्या ग़लत है। इसे यह लिखिए कि होता क्या है, न कि यह कि आपका समाधान नहीं है।
उद्देश्य-लक्ष्य
ज़रूरीयह परियोजना क्या हासिल करेगी। आम तौर पर तीन ठीक रहते हैं; पाँच से ऊपर मतलब परियोजना ने चुना ही नहीं।
पूरा होना किसे कहेंगे
ज़रूरीकिसी को कैसे पता चलेगा कि यह काम कर गया। जहाँ आँकड़े हों वहाँ आँकड़े, और एक तारीख़।
सीमाएँ
दायरे में
ज़रूरीयह परियोजना क्या करेगी।
दायरे से बाहर
ज़रूरीयह क्या नहीं करेगी, उन चीज़ों सहित जो कोई तीसरे महीने माँगेगा।
मान्यताएँ
क्या सच बना रहना चाहिए। अगर न रहे तो हर मान्यता एक जोखिम है।
बंधन
जो आप बदल नहीं सकते: कोई तारीख़, बजट, प्रणाली या नियम।
योजना
वितरण-वस्तुएँ
ज़रूरीअंत में जो मौजूद रहेगा और सौंपा जा सकेगा।
पड़ाव
ज़रूरीवे कुछ तारीख़ें जो मायने रखती हैं, पूरी योजना नहीं।
| पड़ाव | तारीख़ |
|---|
बजट
क्या मंज़ूर हुआ है, और किसने मंज़ूर किया।
लोग
प्रायोजक
ज़रूरीवह एक व्यक्ति जो दायरा बदल सकता है या इसे रोक सकता है।
परियोजना प्रबंधक
ज़रूरीवह एक व्यक्ति जो इसे रोज़ चलाता है।
हितधारक
कौन प्रभावित है और उसे किसकी परवाह है।
| नाम | भूमिका | किसकी परवाह |
|---|
जोखिम
जोखिम
क्या इसे रोक सकता है, और हर एक पर आप क्या करेंगे।
| जोखिम | प्रतिक्रिया |
|---|
15 खंडों में से 0% लिखा गया।
क्या छूट रहा है
- अभी कुछ लिखा नहीं गया। ऊपर से शुरू कीजिए; यही क्रम पढ़ने वाले को चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
इस दस्तावेज़ के बारे में लोग असल में जो पूछते हैं।
- प्रोजेक्ट चार्टर क्या है?
- एक ऐसा दस्तावेज़ जो बताता है कि कोई परियोजना क्यों है, वह क्या करेगी और क्या नहीं, कौन फ़ैसले कर सकता है, और पूरा होना किसे कहेंगे। यह काम शुरू होने से पहले लिखा जाता है, और जब कोई ऐसी चीज़ माँगे जिसे करने पर परियोजना कभी राज़ी ही नहीं हुई थी, तो आप इसी की ओर इशारा करते हैं।
- यह परियोजना योजना से कैसे अलग है?
- चार्टर बताता है क्या और क्यों; योजना बताती है कैसे और कब, ब्योरे सहित। चार्टर एक-दो पन्ने का होता है और कम ही बदलता है। योजना एक समय-सारणी है और हर हफ़्ते बदलती है। लगभग हर ख़राब चार्टर एक ही तरह से ख़राब होता है, कि वह आवरण पन्ने वाली योजना बन जाता है: उसमें चालीस काम गिनाए होते हैं और यह कभी नहीं लिखा होता कि परियोजना किसलिए है।
- यह कितना लंबा होना चाहिए?
- एक से दो पन्ने। इससे लंबा हुआ तो कोई पढ़ेगा नहीं, और जिसे किसी ने पढ़ा ही नहीं वह चार्टर कोई बहस नहीं सुलझा सकता, जबकि यही उसका इकलौता असली काम है। इसीलिए यहाँ खंड छोटे-छोटे ख़ाने हैं, कोरा पन्ना नहीं।
- दायरे से बाहर वाला हिस्सा इतना अहम क्यों है?
- क्योंकि असल में परखा वही जाता है। उद्देश्य पर कोई बहस नहीं करता; बहस तीसरे महीने इस बात पर होती है कि दूसरी इकाई शामिल थी या नहीं। ऐसा दायरा जिसके बाहर कुछ न हो, सीमा नहीं बल्कि इच्छा है, और काम की प्रविष्टियाँ वही ठोस चीज़ें हैं जो कोई वाक़ई माँग सकता है।
- इस पर हस्ताक्षर किसे करने चाहिए?
- प्रायोजक को, और वह कोई नाम वाला एक व्यक्ति हो, समिति नहीं। कसौटी यह है कि क्या वह अपने अधिकार से परियोजना रोक सकता है। अगर जवाब ना है तो उस ख़ाने में ग़लत नाम लिखा है, और यह आपको सबसे बुरे वक़्त पर पता चलेगा।
- इसे दोबारा कब देखना चाहिए?
- जब इसमें लिखी कोई बात सच न रह जाए: प्रायोजक बदल जाए, कोई बंधन खिसक जाए, कोई मान्यता टूट जाए। समय-सारणी से नहीं। जिस चार्टर को हर महीने अद्यतन किया जाता है वह स्थिति-रिपोर्ट बन चुका है, और स्थिति-रिपोर्ट एक अलग दस्तावेज़ होनी चाहिए।